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隨著國內(nèi)外學(xué)術(shù)交流需求的增多，學(xué)術(shù)會議也日益增加，學(xué)術(shù)會的各種“疑難雜癥”也逐步顯露，會議主辦方們迫切需要一份融合注冊、日程、征文、評審、直播、現(xiàn)場管理等為一體的一站式全場景學(xué)術(shù)會議數(shù)字化管理系統(tǒng)。31會議根據(jù)在數(shù)字會展行業(yè)深耕近十年的實踐經(jīng)驗，提供了學(xué)術(shù)會解決辦法。

學(xué)術(shù)會管理面臨的六大挑戰(zhàn)

第一、籌備時間長，周期性明顯，工作任務(wù)重

第二、征文數(shù)量多，對評審及時性、嚴(yán)謹(jǐn)性要求高

第三、日程復(fù)雜，會場多，管理難度大

第四、嘉賓類型多樣，國際化程度高，注冊與支付流程復(fù)雜

第五、大會數(shù)據(jù)多，準(zhǔn)確性要求高

第六、受疫情影響，高效籌備線上會議，成為新難點

學(xué)術(shù)會的訴求

31會議針對學(xué)術(shù)會管理的各種“疑難雜癥”，提供了包含會前數(shù)字化會議信息展示、會議邀約、注冊報名、征文審核、日程管理、酒店預(yù)訂，會中接待管理、電子簽到、PPT傳輸管理、學(xué)分管理、圖片直播、視頻直播，以及會后多維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析等全流程數(shù)字化解決方案。

1注冊邀約場景

學(xué)術(shù)會嘉賓類型多樣，例如：特邀嘉賓、演講嘉賓、評審嘉賓、參會嘉賓等，針對不同群體，有時不僅需要收集的基本信息不同，報名流程也不同，部分特殊嘉賓還需要有不同的審核標(biāo)準(zhǔn)。而31學(xué)術(shù)會注冊報名系統(tǒng)，支持多通道報名，不同通道可以采取不同的報名流程，滿足主辦方多票種、多通道需求。此外，360多個字段自由組合，主辦方可以自定義多個報名表單，實現(xiàn)不同群體的基本信息收集。

同時，會議官網(wǎng)與微站的搭建，不僅可以全面展示會議信息，便于嘉賓獲取會議最新咨詢與動態(tài)，還能集成注冊報名入口，讓嘉賓輕松、快速完成會議報名、繳費、獲取發(fā)票等操作。

2征文在線化全流程高效流轉(zhuǎn)

一場學(xué)術(shù)會的征文數(shù)量從幾十、幾百到上千份不等，純靠人力，不僅易出錯，還耗時耗力，壓力倍增。31學(xué)術(shù)會征文系統(tǒng)可以實現(xiàn)主辦方在線征稿，嘉賓在線投稿，通過論文征集、征文投稿、系統(tǒng)后臺任務(wù)分發(fā)、提醒評審專家評審、自動觸發(fā)反饋嘉賓修改詳情、收錄、論文集生成等環(huán)節(jié)的在線化、自動化、流程化管理，保障征文全流程高效流轉(zhuǎn)，大幅減輕會務(wù)組工作量。

3數(shù)字化日程管理

學(xué)術(shù)會與其他大會區(qū)別特別明顯的一點就是，學(xué)術(shù)會的日程非常多!而面對這些海量的日程，主辦方需要協(xié)調(diào)會場、演講嘉賓、講題三者之間的問題，然而，這三種往往牽一發(fā)而動全身。31學(xué)術(shù)會日程管理針對這一痛點給出解決方案。主辦方在進(jìn)行日程排布時，若出現(xiàn)沖突，系統(tǒng)會自動彈出提醒警示。例如：當(dāng)日程完全有沖突時，系統(tǒng)發(fā)出紅色警示，工作人員需要進(jìn)行日程調(diào)整;而當(dāng)嘉賓在30分鐘內(nèi)，在兩個分會場均有演講任務(wù)時，系統(tǒng)彈出橘色警告標(biāo)識，若會場近，不會產(chǎn)生影響可以忽視，反之則需要進(jìn)行調(diào)整。

此外，日程在會議微站/網(wǎng)站展示時，參會嘉賓可以根據(jù)自己的喜好篩選演講議題，并在相應(yīng)的時間地點進(jìn)行參會;而演講嘉賓則能登錄個人中心，實時查看個人專屬演講日程表，順利完成演講。

4直播管理

學(xué)術(shù)會議憑借其特殊性與專業(yè)性，前期對直播、錄播的使用頻率較高，2020更是受疫情影響，雖然國內(nèi)疫情得到有效控制，但國外形勢不容樂觀，國際性學(xué)術(shù)大會對直播的需求更甚。31學(xué)術(shù)會直播系統(tǒng)，不僅能支持主辦方開展線上直播，設(shè)置觀看權(quán)限，還能與線下會議進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)疫情常態(tài)化下，學(xué)術(shù)會議常態(tài)化需求。

5智慧現(xiàn)場管理

雖然我國已經(jīng)步入數(shù)智化時代，但不少大會現(xiàn)場仍然能夠看到嘉賓排著長長的隊，進(jìn)行手寫簽到。這樣的方式不僅嘉賓體驗度差，主辦方也無法有效識別嘉賓身份，尤其是疫情常態(tài)化下，更無法保證人群聚集帶來的各種安全隱患。31會議可以通過提供電子簽到系統(tǒng)，如：人臉識別簽到、二維碼簽到、無障礙閘機(jī)簽到等，協(xié)助主辦方有效維護(hù)現(xiàn)場秩序，提升簽到速度，精準(zhǔn)識別嘉賓身份。而且針對學(xué)術(shù)會分會場多的特殊性，31電子簽到系統(tǒng)可以設(shè)置分會場入場權(quán)限管理，只需查看系統(tǒng)后臺，便可輕松掌控各分會場參會情況。

6學(xué)員與學(xué)分管理

部分學(xué)術(shù)會的日程會與學(xué)分進(jìn)行關(guān)聯(lián)，參會嘉賓可以在參與某些日程后獲取學(xué)分。此時31學(xué)分管理系統(tǒng)可以將嘉賓所選的日程與學(xué)分進(jìn)行綁定，同時結(jié)合31電子簽到，通過對嘉賓進(jìn)入對應(yīng)會場的簽入簽出時間的記錄，核算嘉賓是否可以獲取學(xué)分。若是協(xié)會會員，還可以與協(xié)會學(xué)員管理系統(tǒng)打通，自動更新數(shù)據(jù)。

7數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析

31學(xué)術(shù)會系統(tǒng)后臺，可以實時統(tǒng)計不同嘉賓群體的注冊報名情況、論文提交進(jìn)程、嘉賓到場簽到等多維度數(shù)據(jù)，實時掌控各階段工作進(jìn)程，從而更好地輔助下一步工作計劃的開展與執(zhí)行。

學(xué)術(shù)會議數(shù)字化價值

通過31會議學(xué)術(shù)會解決方案，能夠?qū)崿F(xiàn)嘉賓多角色注冊報名，論文提交評審自動化，智慧化現(xiàn)場的管理等，解決學(xué)術(shù)會核心問題;一個系統(tǒng)即可實現(xiàn)會議全流程的一站式管理，提高主辦方運(yùn)營效率;注冊的便捷、個性化日程的呈現(xiàn)、會議全程的消息提醒等，有效增強(qiáng)嘉賓參會體驗。

一場高質(zhì)量的學(xué)術(shù)會議組織難度很大，31會議作為數(shù)字會展新基建的推動者，為學(xué)術(shù)會主辦方提供一站式全流程學(xué)術(shù)會議數(shù)字化解決方案，有效助力會議組織運(yùn)營效率提升，參會體驗提升。